Online­­portal zur Haupt­ver­sammlung am 4. Juli 2024

• Einladung zur Hauptversammlung mit Tagesordnung

• Geschäftsbericht der Nordzucker Holding AG

• Geschäftsbericht der Nordzucker AG

• Konzernabschluss
• Widerruf der Vollmacht
• Satzung der Nordzucker Holding AG – Vergleichsfassung
• Abstimmungsergebnisse

• Einzelabschluss Nordzucker AG 2023/24
• Widerruf der Vollmacht
• Satzung der Nordzucker AG – Vergleichsfassung
• Abstimmungsergebnisse

Die Gesellschaften verarbeiten im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten jeweils nur für eigene Aktionäre und ihre Aktionärsvertreter und Gäste: Kontaktdaten (z. B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z. B. Anzahl der Aktien) und Verwaltungsdaten (z. B. die Nummer der Stimmrechtskarte sowie die Zugangsdaten zum passwortgeschützten HV-Portal), ggf. Name, Vorname und Anschrift des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters, die Vollmachtserteilung an ihn. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Nordzucker Holding AG und Nordzucker AG sind jeweils rechtlich verpflichtet, eine Hauptversammlung durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe von personenbezogenen Daten können Aktionäre sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die Datenverarbeitung betreffend die Aktionäre und Ihrer Bevollmächtigten ist die Nordzucker Holding AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

Nordzucker Holding AG
Datenschutzbeauftragter
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig

Für die Datenverarbeitung betreffend die Aktionäre und Ihrer Bevollmächtigten ist die Nordzucker AG verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

Nordzucker AG
Datenschutzbeauftragter
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig
E-Mail: datenschutz@nordzucker.de

Personenbezogene Daten, die Aktionäre der jeweiligen Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der jeweiligen Gesellschaft zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Dienstleister, wie etwa HV-Dienstleister, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist. Die Gesellschaft ist zudem unter bestimmten Umständen gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten weiteren Empfängern, z. B. Behörden oder Gerichten zu übermitteln.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. Wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Aktionären oder Aktionärsvertretern gestellt werden, ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Die oben genannten Daten werden drei Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt und dann gelöscht, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung erforderlich.

Im Zusammenhang mit der Nutzung des HV-Portals werden zusätzliche personenbezogene Daten in sogenannten „Logfiles“ verarbeitet, um die Nutzung des HV-Portals technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. Ihre IP-Adresse, den von Ihnen verwendeten Webbrowser sowie Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Diese Daten werden nach der Durchführung der Hauptversammlung gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.

Aktionäre und Aktionärsvertreter haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht, die Berichtigung sie selbst betreffender unrichtiger Daten und die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen sowie ein Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebenen Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“). Diese Rechte können die Aktionäre der beiden Gesellschaft gegenüber der jeweiligen Gesellschaft unentgeltlich über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

Nordzucker Holding AG
Datenschutzbeauftragter
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig
E-Mail: datenschutz@nordzucker.de

Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Den Datenschutzbeauftragten der Nordzucker Holding AG erreichen Aktionäre und Aktionärsvertreter unter folgender Adresse:

Nordzucker Holding AG
Datenschutzbeauftragter
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig
E-Mail: datenschutz@nordzucker.de

Den Datenschutzbeauftragten der Nordzucker AG erreichen Aktionäre und Aktionärsvertreter unter folgender Adresse:

Nordzucker AG
Datenschutzbeauftragter
Küchenstraße 9
38100 Braunschweig
E-Mail: datenschutz@nordzucker.de

Weitere Informationen zum Datenschutz sind auf der Internetseite https://www.nordzucker.com/de/datenschutz/ zu finden.